圖1 安碼業(yè)務發(fā)展總監(jiān) 蘇克東
一、項目管理面臨的挑戰(zhàn)
項目管理對于很多的制造企業(yè)而言已經(jīng)越來越重要，而傳統(tǒng)的項目管理通常是單一的管理體系，很難滿足過程化管理的要求，已經(jīng)不足以解決所有的問題。企業(yè)內(nèi)部項目涉及客戶、流程、項目、財務、文檔、員工、合同等錯綜復雜的環(huán)節(jié)，因此對于項目型企業(yè)，僅僅關注項目管理系統(tǒng)建設，是無法獲得綜合能力的提升的。
以GE為例，在中國經(jīng)濟強勁發(fā)展的大背景下，GE中國業(yè)務量每年都在快速增長，特別是2008北京奧運會和 2010上海世博會等龐大的項目，GE的生產(chǎn)管理流程面臨很大挑戰(zhàn)：1.原有定制開發(fā)的workflow系統(tǒng)無法滿足需求；2.回到傳統(tǒng)的紙張、Email、手工人為的管理模式；3.涉及到合同管理部、質(zhì)量部、采購部、生產(chǎn)部、計劃部等多個部門，需要大量的溝通協(xié)調(diào)；4.業(yè)務流程復雜，周期長，傳統(tǒng)管理方式無法滿足；5.異常情況的控制，比如延期、丟單或者出現(xiàn)其他問題時，管理者無法及時了解或者有效監(jiān)管；6.企業(yè)進行6Sigma規(guī)范，但沒有有效的監(jiān)管工具，難以進一步優(yōu)化流程等。
因此，一套行之有效的項目管理方法對于項目型企業(yè)來說尤為重要。
二、基于BPM的項目管理方法
基于流程的項目管理方法的主要思路是：1.業(yè)務運作項目化。用項目的計劃任務作為業(yè)務管理的主線或者計劃任務的管理，強調(diào)目標的達成。2.項目管理流程化。以工作流作為協(xié)同工作的工具，強調(diào)效率的提升，最終達到整個效率的貫通。3.流程執(zhí)行知識化。以知識滲透到每一個業(yè)務環(huán)節(jié)，強調(diào)知識的積累與復用。
圖2 項目、流程、知識的集成管理概念圖
基于流程的項目管理方法主要有：
1. 流程自定義——完全貼合企業(yè)實際業(yè)務規(guī)則的項目管理方法
第一個步驟必須通過工具幫助企業(yè)把整個項目的過程梳理出來，并以流程的方式展現(xiàn)。企業(yè)從整個項目做計劃開始，項目組成員的確認，相關的部門、項目預算到分包的制定，各個企業(yè)的流程都是獨特的，沒有一套商品化的軟件滿足企業(yè)項目過程的管控，過程可以做得很細，也可以粗一點，流程背后是很多規(guī)則的體現(xiàn)。第二步則是清晰定義項目中的過程節(jié)點。
2. 智能表單展現(xiàn)——標準表單+自定義表單
每個結點都有一些相關的數(shù)據(jù)采集，或者相關的信息管理要求。比如說做時間計劃的時候，應用企業(yè)的傳統(tǒng)方式，把項目管理文件導入進來，導入進來以后自動生成項目的管理。這個方式其實是一個非常創(chuàng)新性的方法，把一個傳統(tǒng)的非結構化的數(shù)據(jù)變成一個結構化的數(shù)據(jù)以后進行管理。
3. 項目流程的版本控制——不斷完善的項目管理方法
基于流程化的方式管控項目的好處在于項目過程是根據(jù)企業(yè)的項目要求進行不斷完善和優(yōu)化的。如在流程梳理完畢后會發(fā)現(xiàn)很多地方可以簡化或者合并規(guī)整，可能到了最后，系統(tǒng)管理的流程已經(jīng)變成幾個關鍵的環(huán)節(jié)。
4. 項目看板——項目績效的分析和監(jiān)管
對項目來講關鍵是項目看板，有些是相關聯(lián)的，比如說銷售部、項目管理部、生產(chǎn)資料部等等，企業(yè)的高層也可以通過看板了解項目進展情況，如計劃銷售、實際銷售以及項目完成情況等。同時也可以以流程的方式分析在每個結點的績效情況。
圖3 項目看板圖范例展示
5. 移動審批——進一步提升企業(yè)執(zhí)行效率
隨著移動應用，可以更好的推進基于流程的項目管理，它可以實時提交項目的過程，達到時效性更強。
三、成功案例分享
1. 按單生產(chǎn)項目管理案例
GE 核心流程：合同評審流程（合同評審子流程、合同更改審批流程）、采購流程、主生產(chǎn)計劃管理流程。輔助流程：問題澄清流程、延期完工申請流程、不合格品處理流程、交貨期更改流程、缺件發(fā)貨申請流程。其中實施重點在于合同管理流程和計劃生產(chǎn)主流程管理。
合同管理流程——當公司接到訂單，比如2008奧運場館合同，企業(yè)內(nèi)部需要嚴格的合同評審過程，涉及到企業(yè)的合同管理部、技術支持部、采購部、生產(chǎn)部等。一些大型項目通常是在一個大的合同包內(nèi)，那么對于生產(chǎn)來說需要按照工程段來拆分，在具體的生產(chǎn)管理中還需要再細分到產(chǎn)品；生產(chǎn)過程中，可能由于特殊的情況，需要進行合同更改，那么作為這樣的異常情況在實際的業(yè)務流程管理中是需要滿足的，Ultimus 解決方案中就可以及時觸發(fā)合同更改審批流程。
計劃生產(chǎn)主流程管理——每個合同都會按照工程細分到某一產(chǎn)品的生產(chǎn)過程管理。 第一環(huán)節(jié)是制定計劃，接下來是設計、BOM需求、元件采購、生產(chǎn)，一直到裝配、質(zhì)檢、入庫，到最后發(fā)貨給客戶。主要的異常情況：1.延期情況發(fā)生，延期完工申請流程；2.問題澄清流程則提供一個很好的跨部門溝通平臺，及時反饋生產(chǎn)過程中各種問題，相應部門接收后可以及時響應、處理；3.不合格產(chǎn)品處置流程。檢驗不合格，發(fā)起不合格品處理流程，不合格處理流程解決了各種不合格品的規(guī)范化處理；4.發(fā)貨過程，缺件發(fā)貨。發(fā)貨過程出現(xiàn)缺件，提交缺件發(fā)貨流程，它能夠及時把已經(jīng)完工經(jīng)過質(zhì)檢的產(chǎn)品及時發(fā)送給客戶，一方面及時響應客戶的要求，同時可以有效的降低企業(yè)的庫存，最后可以大大降低企業(yè)的成本。
總體來說，實施上Ultimus 除了提供規(guī)范、清晰的生產(chǎn)過程管理流程外，還提供可以靈活定制的報表，生產(chǎn)部門、品質(zhì)部門及企業(yè)的管理者可以實時了解企業(yè)的生產(chǎn)過程，主要提供如下功能：及時了解流程各環(huán)節(jié)的時間、成本及工作負荷，以便進一步分析流程的瓶頸，為進一步持續(xù)改進、優(yōu)化企業(yè)流程提供有效的數(shù)據(jù)；企業(yè)管理者可以及時了解超時的步驟；可以按照時間段等條件過濾條件查詢相關的信息，及時對流程進行監(jiān)管。
2. 按單設計生產(chǎn)項目管理案例
康尼實施的核心流程及功能：供方（合格、指定、試用、潛在）確認流程、項目查看、項目風險報告（項目看板建立）、項目效率統(tǒng)計、統(tǒng)計分析、流程績效。
本文根據(jù)安碼業(yè)務發(fā)展總監(jiān)蘇克東在“2013(第十屆)中國制造業(yè)管理信息化大會”上的演講整理而成，未經(jīng)本人確認。
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本文標題：基于流程的項目管理方案
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